Bürofachkraft / Sekretariatskraft (m/w/d)

Jobbeschreibung

• Die Tätigkeit ist von den komplexen und dynamischen Anforderungen der Administration des Gastronomie- und Event-Business geprägt. Dazu gehören abgestimmte Veranstaltungsabläufe, die Koordination verschiedener Beteiligter, die Einhaltung organisatorischer Vorgaben sowie die sorgfältige Bearbeitung von Vertrags-, Abrechnungs- und Veranstaltungsunterlagen.
• Das Aufgabengebiet bietet eine abwechslungsreiche Verbindung aus klassischer Sekretariatsarbeit, kaufmännischer Unterstützung und Mitwirkung an der Organisation unterschiedlichster Veranstaltungen.
• Sie unterstützen die Geschäftsführung und das Team im administrativen Tagesgeschäft sowie bei der organisatorischen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen.
• Bearbeitung administrativer und büroorganisatorischer Vorgänge, insbesondere Posteingang, Postausgang, Dokumentenablage, Wiedervorlagen und allgemeine Korrespondenz.
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Veranstaltern, Dienstleistern, Besuchern und Geschäftspartnern.
• Selbstständige Koordination von Terminen, Fristen und internen Abläufen.
• Unterstützung bei der Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Veranstaltungen, insbesondere durch Einholung und Aufbereitung veranstaltungsbezogener Informationen, Abstimmung organisatorischer Details und Zusammenstellung relevanter Unterlagen.
• Mitwirkung bei der Erstellung, Vorbereitung und Prüfung von Angeboten, Vertragsunterlagen, veranstaltungsbezogenen Mitteilungen sowie sonstigen Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung.
• Pflege und Nachverfolgung von Angaben zu Veranstaltungsabläufen, etwa zu Auf- und Abbauzeiten, Besucherzahlen, Bestuhlungsfragen, externen Dienstleistern und abrechnungsrelevanten Informationen.
• Unterstützung bei der Abstimmung mit Catering, Garderobe, Technik, Servicepersonal und weiteren internen oder externen Beteiligten, soweit dies für einen reibungslosen Veranstaltungsablauf erforderlich ist.
• Schreibarbeiten aller Art, sowohl eigenständig als auch nach Vorgabe der Geschäftsführung.
• Unterstützung bei Rechnungsstellung, Zahlungsverkehr und vorbereitenden buchhalterischen Aufgaben.
• Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Unterlagen und sensiblen Informationen im Rahmen der internen Verwaltung und Veranstaltungsorganisation.

Qualifikation

• Gesucht wird eine zuverlässige und belastbare, teamfähige Persönlichkeit mit Organisationstalent und einem ausgeprägten Dienstleistungsverständnis.
• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung und/oder einschlägige Berufserfahrung im Sekretariat, in der Verwaltung oder im kaufmännischen Bereich. Der Abschluss wurde mindestens mit der Gesamtnote »befriedigend« (3,0) erworben.
• Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.
• Freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten im Kontakt mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Hohe Einsatzbereitschaft, Flexibilität, Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Level C1).
• Idealerweise Englischkenntnisse (Level B1).
• Idealerweise Interesse an Veranstaltungsorganisation und Verständnis für die besonderen Abläufe eines Veranstaltungshauses mit vielfältigen Vertrags-, Termin- und Abstimmungsprozessen.
• Von Vorteil sind Erfahrungen im Umgang mit vertraulichen Informationen, Fristenmanagement, Rechnungsbearbeitung und der Koordination externer Dienstleister.

Unternehmensbeschreibung

Seit über 60 Jahren gehören die Sartory-Säle zu den wichtigsten Veranstaltungszentren in Köln. Hier finden Kongresse, Ausstellungen und Konzerte statt, es werden Betriebsfeste und Karneval gefeiert, man tanzt auf Galas und festlichen Bällen und erlebt Shows, Musicals sowie weitere Veranstaltungsformate in besonderer Atmosphäre.

Kontakt

Adresse: Sartory Säle GmbH & Co. KG, Friesenstraße 44 – 48, 50670 Köln
Telefonischer Kontakt: 0221 / 13 48 14